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Le nouveau registre d'immatriculation des copropriétés

La loi du 24 mars 2014, dite loi ALUR, a prévu une immatriculation obligatoire des syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles à destination partielle ou totale d'habitation, au sein d'un registre national (CCH, art. L. 711-1 à L. 711-7, créés par L. n° 2014-366, 24 mars 2014, art. 52). Un décret du 26 août 2016 met en place les conditions de fonctionnement de ce registre.

Ce texte introduit au code de la construction et de l'habitation un livre VII relatif aux immeubles relevant du statut de la copropriété, constitué des nouveaux articles R.711-1 à R.711-21. Le décret est entré en vigueur le lendemain de sa publication, soit le 29 août 2016. Il indique toutefois qu'un arrêté du ministre chargé du logement viendra préciser les définitions, procédures et modalités techniques de déclaration, de consultation et de conservation des données nécessaires à son application. Les dispositions du décret dépendantes de ces précisions n'entreront donc en vigueur qu'après la publication de l'arrêté.

Tous les syndicats de copropriétaires administrant des immeubles à destination partielle ou totale d'habitation devront avoir accompli les formalités d'immatriculation et de transmission des données exigées au 31 décembre 2018, à l'exception des syndicats comportant plus de 50 lots pour lesquels les formalités devront être accomplies au 31 décembre 2017, et au 31 décembre 2016 pour ceux qui en comportent plus de 200. Il est ici précisé que ne devrait être pris en compte pour le décompte des lots, les lots à usage de logements, de bureaux ou de commerce, écartant donc notamment ceux à usage de stationnement ou de caves.

Les syndicats créés après le 31 décembre 2016 devront être immatriculés immédiatement, quel que soit le nombre de lots que comporte la copropriété.

Impacts en cas de vente de lots de copropriété

La mention de l'immatriculation de la copropriété devra apparaître sur l'acte de vente notarié au moment de l'acquisition, mais aussi sur l'annonce immobilière au moment de la mise en vente du bien.

Les aides publiques, telles que les aides à la rénovation, seront conditionnées à l'immatriculation.

La déclaration d'immatriculation incombe au syndicat des copropriétaires représenté par le syndic, mais également au le notaire lorsqu'il est en charge de la publication au fichier immobilier de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété des immeubles neufs ou mis en copropriété.

Modalités d'immatriculation

Le registre national d'immatriculation des copropriétés est un registre dématérialisé. Concrètement, une déclaration d'immatriculation d'un syndicat de copropriétaires nécessite au préalable que son représentant légal crée un compte de télédéclarant.

Les informations appelées à figurer dans le registre sont renseignées par les télédéclarants directement dans le système d'information. Le décret du 26 août 2016 prévoit que seront habilitées à procéder aux déclarations, les personnes suivantes :

– les syndics en exercice ;

– les anciens syndics à l'occasion du changement de représentant légal du syndicat ;

– les syndics provisoires lors de la constitution de la copropriété ;

– les notaires ;

– les mandataires ad hoc de copropriété en "pré-difficulté" ;

– l'administrateur désigné dans le cadre de l'article 47 du décret de 1967 (syndicat dépourvu de syndic).

A l'issue de la déclaration initiale d'immatriculation, le teneur du registre attribue un numéro d'immatriculation au syndicat de copropriétaires concerné et le télédéclarant reçoit un document attestant qu'il a satisfait à l'obligation d'immatriculation ou de mise à jour du registre (CCH, art. R. 711-15, al. 2).

Nature des données figurant au registre

Le télédéclarant doit porter à la connaissance du registre les données suivantes :

- les nom, adresse et date de création du syndicat ;

- le nombre et la nature des lots qui constituent la copropriété et le nom du syndic ;

- si le syndicat des copropriétaires fait l'objet d'une procédure propre aux copropriétés en difficulté, d'une mesure de sauvegarde, d'un arrêté de prescription de travaux, d'une injonction relative à la salubrité, d'un arrêté de péril, ou si l'immeuble ou les immeubles de la copropriété présentent un risque d'exposition au plomb, de présence d'amiante ou font l'objet d'un dépôt de matières explosives ou inflammables en infraction avec les règles de sécurité applicables ou de nature à créer des risques sérieux pour la sécurité des occupants ;

- les informations financières essentielles à l'issue de chaque exercice comptable ;

- les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global, dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre.

Conditions de consultation des données

Les représentants légaux n'ont accès qu'aux seules informations qu'ils ont enregistrées et portant sur le syndicat de copropriétaires auquel ils sont rattachés.

Les notaires ont accès à l'ensemble des données portées au registre selon des modalités qui seront précisées par arrêté.

Les établissements publics de l'État chargés de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre les habitats indignes et les copropriétés dégradées ont accès à l'ensemble des données du registre.

Les collectivités territoriales et leurs groupements, pour les besoins de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre les habitats indignes et les copropriétés dégradées ont accès aux données relatives aux copropriétés situées sur les territoires qu'elles administrent (art. CCH, art. R. 711-16).

Tout intéressé ne pourra connaître que le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, et la nature des lots composant la copropriété, selon des modalités précisées par l'arrêté à paraître.

Durées de conservation des données

Les données relatives au syndicat sont conservées 5 ans sauf celles relatives à l'identification du syndicat et au bâti qui sont conservées sans limite de durée et au plus 3 ans après la déclaration de disparition du syndicat (CCH, art. R. 711-15, al. 3).

D n° 2016-1167, 26 août 2016 : JO, 28 août